Организация и проведение конференций

Главная >> Конференц-сервис >> Организация и проведение конференций

Конференция – одно из самых масштабных и солидных бизнес мероприятий в работе большинства компаний, эффективный инструмент построения имиджа; разновидность делового мероприятия, в ходе которого участники обсуждают волнующие их вопросы и принимают решения. Учитывая важность этого события, необходимо серьезно подойти к процессу подготовки. Выбор помещения, еды, технического оборудования – все это очень важно. А поэтому заниматься такими вопросами должны профессионалы.

Организация конференций – это не только подбор конференц-зала, но и создание комфортной атмосферы, условий необходимых для максимально эффективной работы участников конференции. Проведение конференции, успешность этого события в целом, сильно зависит от предварительной организации.  Произвести желаемый эффект способна только тщательно продуманная и отлично спланированная организация проведения конференций,  и только в том случае, если проведение конференций, семинаров будет осуществляться на должном уровне. От того, как будет осуществлена организация проведения конференций, во многом зависит и впечатление, произведенное на партнеров и клиентов, и вероятность привлечения новых потребителей ваших услуг или продуктов и новых деловых связей. Не секрет, что крупные и солидные организации проводят конференции с завидным постоянством, что характеризует их с самой положительной стороны. Особенно актуальна организация бизнес конференций для эффективного продвижения среди пользователей и инвесторов сложных и высоко бюджетных проектов, о которых не может предоставить исчерпывающую информацию даже крупная рекламная статья. Так же популярны конференции, собирающиеся для обсуждения насущных проблем бизнеса и новых разработок, в том числе конкурентных, в различных сферах.  Организация конференций является одним из самых эффективных инструментов для создания престижного имиджа и положительной репутации компании.

Мы знаем, что конференция, семинар или симпозиум представляет собой серьезное деловое мероприятие, и именно поэтому подобные собрания требуют интенсивной работы, совершенной отдачи сил для всех ее участников, в особенности для организаторов проведения конференций. Огромная доля ответственности ложится на плечи устроителей конференций, семинаров, съездов, симпозиумов и конгрессов, ибо собрание на высоком уровне, каковыми являются такие мероприятия – это основательная, продуманная до мелочей подготовка.  В работе над таким проектом ценна каждая деталь, важен любой нюанс.

Стержневой задачей для устроителей деловой встречи считается правильная аренда конференц-зала. От размера конференц-зала зависит удобство участников и эффективность их работы, и успех всего мероприятия в целом. Помещение выбирается с учетом целей и формата предстоящего мероприятия, а также общей стилистики, выработанной специалистом. Также очень важно местоположение здания, в котором арендуется помещение. Согласитесь, если гостям придется добираться долгое время и петлять закоулками, то испортится не только настроение, но и пропадет рабочий настрой, что не может не сказаться негативно на результатах деятельности. Правильная организация мероприятий, конференций в том числе, подразумевает разумный подход к выбору размеров помещения: оно не должно быть ни большим, ни маленьким, а четко рассчитанным с учетом удобного размещения всех участников и гостей.  При этом специально оборудованные, технически оснащённые конференц-залы обеспечивают конференцию необходимой аппаратурой и предназначены именно для проведения данной встречи. Предстоит продумать, насколько необходимы в процессе мероприятия переговорные комнаты, места для выставок, микрофоны и лазерные указки, телевизоры, записывающие устройства, аудио- и видеоаппаратура, в том числе система синхронного перевода на несколько языков. Возможно, понадобится даже несколько конференц-залов с современным оборудованием.

Помимо того, конференции предполагают еще и наличие интересной культурной программы, обеды и кофе-брейк в перерывах, меню которых тоже нужно тщательно продумать так, чтобы пришлось по вкусу всем участникам. То есть предстоит создать необходимую для мозговой атаки, применяемой в подобных обстоятельствах, атмосферу комфорта, когда ничто не отвлекает от главного – совместного размышления, приводящего к оптимальному результату. Для участников конференции встречи такого уровня – настоящий праздник, в процессе которого можно поделиться опытом, узнать нечто важное и необходимое в работе, наметить пути продвижения вперед.

Наша компания имеет большой опыт организации и проведения конференций и других деловых мероприятий. Мы поможем подобрать конференц-залы и техническое оборудование для Вашего мероприятия, а также предложим разнообразные дополнительные услуги. Сотрудники компании Рент-сервис ответственно подходят к решению организационных вопросов, так как способны оценить всю степень серьезности проводимых деловых мероприятий. Мы в полной мере осознаем, что организация международных конференций и украинских форумов требует интенсивной подготовительной работы, полной отдачи сил, умений и опыта специалистов. На плечи устроителя ложится поистине огромная ответственность. Организация конференций, выставок, симпозиумов, съездов, конгрессов и семинаров на высшем уровне – это основательный, профессиональный подход и идеальная подготовка во всем, вплоть до мельчайших деталей.

Выбирая  компанию Рент-сервис в качестве подрядчика для организации конференции или проведения семинара, Вы получаете надёжного партнёра, способного осуществить даже эксклюзивные пожелания по организации конференции. Наши специалисты освободят Вас от забот, связанных с организацией конференции и возьмут их на себя, подобрав оптимальное решение под конкретный случай. В итоге Вы получите профессионально подготовленное мероприятие.

Господа, доставьте нам и себе удовольствие, поручив нам все организационные мероприятия по вашей конференции. Удовольствие  в первую очередь себе, так как вы избавите себя от решения всех рабочих моментов.

К Вашим услугам – компания Рент-сервис!

Услуги для организации и проведения конференции:

•Разработка концепции, плана и сценария мероприятия, составление сметы;
•Подбор места проведения конференции или семинара и его оформление;
•Размещение гостей в отелях места проведения мероприятия;
Предоставление автомобильного транспорта любой категории для встреч/проводов участников мероприятия в аэропортах и на вокзалах;
•Организация питания участников, в том числе банкетов, фуршетов и выездного обслуживания;
•Техническое обеспечение мероприятия (оборудование синхронного перевода, презентационное оборудование, системы «круглый стол», звуковое оборудование и т.д.);
•Услуги перевода (синхронный перевод, последовательный и письменный перевод);
•Разработка дизайна буклетов, портфеля участника и пакета документации для конференций, оформление и застройка места проведения мероприятия;
•Создание официального сайта мероприятия, размещение информации о мероприятии в СМИ и на телевидении;
•Организация культурно-развлекательных и экскурсионных программ;
•Организация и координация работы технического персонала и ассистентов для работы в зале, проведения встречи и оргкомитете;
•Иные услуги, необходимые при организации мероприятия.
Загрузка...
Копирайт © 2010-2016 Все права защищены.